Перейти к содержанию
Apex StrategiesОписать ситуацию

Бизнес без потерь

Бизнес работает, выручка естьНо повторяющиеся сбои забирают прибыль и время

  • Работа затягивается и требует больше часов, чем планировали.
  • Клиенты уходят, не дождавшись ответа менеджера.
  • Даже обычные вопросы возвращаются к вам — приходится постоянно вмешиваться в работу команды.

На диагностике разбираю, что стоит за такой ситуацией, каковы её последствия и с чего начать изменения.

Посмотреть, где возникают потери
Иллюстрация рабочей встречи: обсуждение ситуации в компании

Где это проявляется

Какие ситуации повторяются у вас?

Выберите знакомую ситуацию — посмотрите, что может за ней стоять и что стоит проверить.

Что происходит

Клиент просит сделать больше, чем обсуждалось.

Вы идёте навстречу, но дополнительную оплату не согласовываете. К этому могут добавиться расходы на исправление ошибок — и в результате проект приносит меньше, чем рассчитывали.

Что проверяем
  • Проверяем, насколько точно оценили трудозатраты, определили оплаченный объём и критерии приёмки.
  • Разбираем, как согласовывают дополнительные работы и их оплату, когда становятся видны отклонения по затратам.
Что происходит

Клиент просит сделать больше, чем обсуждалось.

Вы идёте навстречу, но дополнительную оплату не согласовываете. К этому могут добавиться расходы на исправление ошибок — и в результате проект приносит меньше, чем рассчитывали.

Что проверяем
  • Проверяем, насколько точно оценили трудозатраты, определили оплаченный объём и критерии приёмки.
  • Разбираем, как согласовывают дополнительные работы и их оплату, когда становятся видны отклонения по затратам.

По отдельности такие ситуации могут казаться незначительными и привычной частью работы.

Но при повторении они складываются в дополнительные расходы, потери времени и упущенные возможности.

У этих ситуаций есть общее название — потери

Лишняя работа, избыточное ожидание и повторные согласования расходуют время без дополнительного результата. Они могут увеличивать расходы, сокращать прибыль и приводить к упущенным заказам.

Цена повторения

Сколько стоит повторяющийся сбой

Когда наращивать выручку становится сложнее, особенно важно, сколько прибыли остаётся от выполненной работы. Привычные сбои могут сокращать её незаметно: через дополнительные расходы, переделки и упущенные заказы. Поэтому сокращение потерь становится одним из способов сохранить прибыль и высвободить время команды.

Пример 01 из 06

50 тысяч рублей расходов — на треть меньше маржи

Оплата остаётся прежней, а незапланированные расходы приходится покрывать за свой счёт.

Пример расчёта. Проект оплачен на 500 тысяч рублей, прямые затраты запланированы на 350 тысяч. Ещё 50 тысяч расходов — например, 25 часов оплаченных переработок по 2 тысячи рублей — уменьшают маржу со 150 до 100 тысяч рублей.

Калькулятор потерь

Оцените, сколько времени и денег могут забирать повторяющиеся сбои

Введите данные своей компании, чтобы получить предварительную оценку возможных потерь и понять, какие зоны стоит проверить подробнее.

Перейти к калькулятору

Возможные причины

За одним сбоем может стоять цепочка связанных причин

За одной повторяющейся проблемой могут стоять связанные причины в управлении компанией, распределении функций и организации рабочих процессов. Мы разбираемся, как они связаны и что нужно изменить, чтобы снизить риск повторения сбоя.

01

Процессы и качество работы

  • Описание и оптимизация процессов: как работа проходит от запроса до результата, где возникают задержки, дублирование и лишние действия.
  • Правила и регламенты: насколько они понятны, актуальны и применяются на практике.
  • Контроль качества: какие требования установлены к результату, кто его принимает и когда обнаруживаются ошибки.
02

Управление и организация работы

  • Оргструктура, ответственность и полномочия: кто за какой результат отвечает и какие решения может принимать.
  • Постановка задач, планирование и загрузка: как определяют приоритеты, сроки, трудозатраты и распределяют работу.
  • Совещания, отчётность и контроль исполнения: помогают ли они принимать решения, замечать отклонения и доводить задачи до результата.
03

Сотрудники, компетенции и мотивация

  • Найм, адаптация, обучение и замещение: соответствуют ли компетенции задачам, как передают знания и обеспечивают продолжение работы при отсутствии человека.
  • Мотивация и KPI: какие действия поощряются и согласованы ли показатели с качеством, сроками и прибыльностью работы.
04

Работа с клиентами и подрядчиками

  • Продажи, сопровождение и CRM: как ведут клиента от обращения до оплаты и повторного заказа, фиксируют договорённости и следующие действия.
  • Выбор и контроль подрядчиков: как задают требования, согласуют сроки, контролируют выполнение и принимают результат.

Один сбой может затрагивать сразу несколько этих областей. Проверяем их взаимосвязь в выбранной цепочке работы, чтобы понять, какие изменения помогут снизить риск повторения.

Денис Педченко
Основатель
Apex StrategiesДенис Педченко

Лично веду диагностику.

Метод и автор

Ищем корневые причины, из-за которых сбой повторяется

Моя задача — разобраться, что приводит к сбою и почему он возникает снова. Для этого восстанавливаю цепочку событий, проверяю связи между действиями участников, управленческими решениями и организацией процессов. Ищу причины, воздействие на которые может снизить риск повторения проблемы.

01

Собираю факты и изучаю ситуацию

  • Изучаю ваше обращение, уточняю, как проявляется сбой, когда он повторяется и что уже пробовали исправить.
  • Запрашиваю примеры и необходимые материалы, чтобы подготовиться к разбору.
02

Разбираем цепочку причин — встреча 90 минут

  • Пошагово восстанавливаем, как возникла проблема.
  • Проверяем, какие действия и условия привели к ней, что происходило на предыдущих этапах и почему прежние исправления не дали устойчивого результата.
  • Сопоставляем возможные причины с фактами.
03

Формулирую выводы и предлагаю следующий шаг

  • После встречи анализирую материалы и готовлю заключение: какие причины удалось подтвердить, какие ещё требуют проверки и на что стоит воздействовать в первую очередь.
  • На итоговой встрече продолжительностью 30–45 минут обсуждаем выводы и дальнейшие действия.

Весь цикл диагностики обычно занимает 5–7 рабочих дней.

После диагностики · по вашему решению

Если понадобится помощь с внедрением

После диагностики можно работать с выводами самостоятельно или обсудить со мной дальнейшее сопровождение.

Для совместной работы есть проект «Бизнес без потерь»: углублённо проверяем причины повторяющегося сбоя, вместе с командой внедряем изменения и проверяем их результат.

Если такой формат вам подходит, отдельно согласуем задачи и моё участие.

Что остаётся у клиента после внедрения
  1. Изменённый порядок работы на согласованном участке — действия участников, полномочия, ответственность и контроль.
  2. Команда, которая применила изменения в реальных задачах.
  3. Необходимые рабочие материалы и инструменты, которыми пользуется команда.
  4. Зафиксированный результат проверки: исходные и итоговые показатели, применение изменений и оставшиеся ограничения.
  5. Порядок дальнейшего контроля и следующий шаг: кто следит за показателями и как действует при повторении отклонения.

Отдельно фиксируем, что внедрено, что улучшилось и какой экономический эффект можно подтвердить данными. Если данных недостаточно или остаются ограничения, отражаем это в результате проверки и определяем следующий шаг.

На чём основан мой подход

Профильное образование

Высшее образование по направлению «Управление качеством», включая анализ бизнес-процессов.

Дополнительная подготовка в области операционного управления: организация работы компании, распределение функций и ответственности, управление командой.

6 лет работы в системе менеджмента и управления качеством

Работал в подразделениях качества крупных холдингов, производственных компаний, логистики и сферы услуг. Основные направления:

  • Аудит подразделений и площадок — оценка организации работы, соблюдения требований и выявление проблем.
  • Выстраивание и улучшение процессов — разработка порядка работы, согласование и внедрение изменений между подразделениями.
  • Управление качеством — организация работы с отклонениями, анализ причин и разработка мер, предотвращающих повторение проблем.
  • Контроль операционных показателей — развитие систем учёта, отчётности и оценки результатов работы.

Более 5 лет выстраиваю управление и процессы в малом бизнесе

Помогаю распределить ответственность, наладить взаимодействие отделов, подбор и обучение сотрудников, контроль задач.

Личный предпринимательский опыт, запуск и развитие новых направлений бизнеса.

Почему начинаем с конкретной проблемы

Опыт комплексной систематизации привёл меня к работе от конкретной проблемы. Подробно разбираем связанную с ней цепочку работы, проверяем причины и меняем то, что поддерживает повторение сбоя. Результат проверяем на практике и на этой основе определяем следующий шаг.

Разобрать повторяющийся сбой Оценить потери в калькуляторе

Результат диагностики

Что вы получите по итогам диагностики

Письменное заключение с разбором сбоя, оценкой потерь, выводами о корневых причинах и рекомендациями по дальнейшим действиям. На итоговой встрече разберём выводы вместе, чтобы было понятно, на чём они основаны и как действовать дальше.

Схема структуры заключения

  1. Где и как возникает сбой

    Как развивается ситуация, кто в ней участвует, где нарушается работа и что повторяется от случая к случаю.

  2. Оценка потерь

    Какие дополнительные расходы, потери маржи и затраты времени связаны со сбоем. Денежные последствия, время команды и время собственника оцениваем раздельно.

  3. Подтверждённые факты и недостающие данные

    На каких материалах основаны выводы, где использованы допущения и какие сведения нужны для более точной оценки.

  4. Выводы о корневых причинах

    Какие причины подтверждаются фактами, какие ещё нужно проверить и как организовать эту проверку.

  5. Рекомендация по дальнейшей работе

    Стоит ли начинать изменения, что можно сделать своими силами и где потребуется помощь специалиста.

  6. Первое действие и критерий результата

    Что сделать сначала, кто должен отвечать за это действие и по какому признаку оценить результат.

Стоимость диагностики25 000 ₽Оставить заявку на диагностику

В стоимость входит весь цикл:

  1. Подготовка
  2. Встреча 90 минут
  3. Анализ материалов
  4. Письменное заключение
  5. Итоговое обсуждение

Практика

Что изменилось у клиентов

Примеры из практики разбора и внедрения изменений в процессах, управлении и работе команды.

Юридическая компания

Алёна / Supreme Legal

Supreme Legal

Больше клиентов без перегрузки команды — и меньше личного контроля

Результат — по словам Алёны

Компания увеличила поток клиентов без перегрузки сотрудников и потери качества. Сроки стали соблюдаться, а участие собственницы в операционной работе значительно сократилось.

«Я смогла заняться стратегическими задачами, сделала финансовый план на год, ввела понятную систему отчетности руководителей».
Ситуация и выполненная работа
С чем обратились

Сотрудники нарушали сроки и по любому вопросу обращались к собственнице. Не было понятного порядка оказания услуг и взаимодействия команды. Алёна контролировала работу лично, но ошибки повторялись. Привлекать больше клиентов было рискованно: команда уже не справлялась с текущей нагрузкой.

Что сделали
  • Описали процессы оказания услуг, закрепили функции и ответственность по этапам, подготовили регламенты и основу для контроля.
  • Алёна связала мотивацию сотрудников с соблюдением этих правил.
  • Когда команда начала применять их в работе, стало меньше ошибок и споров о том, кто за что отвечает.

Кому подходит диагностика

Когда стоит обратиться

У вас действующая компания, есть клиенты и команда, но повторяющиеся сбои мешают работать с нужной прибылью, соблюдать сроки или освобождать время для развития.

Описать ситуацию

Диагностика подойдёт, если

  • Проблема повторяется, и вы хотите разобраться, что её вызывает.
  • Она приводит к дополнительным расходам, потере клиентов, задержкам или постоянному ручному контролю.
  • Вы готовы разобрать реальные ситуации и предоставить доступные сведения о работе.
  • Вы хотите понять, что стоит изменить и как оценить результат этих изменений.

Скорее не подходит, если

  • Главная проблема — отсутствие спроса, а задача — найти клиентов.
  • Нужен комплексный аудит всей компании за один цикл.
  • Нет возможности восстановить факты о ситуации или готовности участвовать в разборе.
  • Основной вопрос требует юридической, налоговой, маркетинговой или другой профильной экспертизы.

Необязательно заранее знать причину или иметь готовый расчёт потерь.

Первый шаг

Опишите ситуацию, которая повторяется

Изучу ваше обращение и свяжусь с вами, чтобы уточнить детали и определить, подходит ли задача для диагностики. Отправка обращения не обязывает покупать услугу.

Коротко опишите последний случай: что произошло и к каким последствиям это привело. Достаточно того, что вы знаете сейчас.

Не отправляйте конфиденциальные документы через открытую форму. Безопасный способ передачи согласуем отдельно.

Что будет после обращения

  • Уточню недостающие сведения для подготовки.
  • Если вы уже прошли калькулятор, учту его результаты; если нет — направлю предварительную анкету.
  • Затем согласуем дальнейший порядок диагностики.

Вопросы

Что важно знать до обращения

Если вашего вопроса нет в списке, напишите мне.

Задать вопрос в Telegram
Сколько времени занимает диагностика?

Основная встреча — 90 минут, итоговое обсуждение выводов — 30–45 минут. Весь цикл с подготовкой, анализом материалов и письменным заключением обычно занимает 5–7 рабочих дней.

Нужно ли сначала проходить калькулятор и считать потери?

Нет. Можно сразу описать ситуацию. Если расчёт уже есть, использую его при подготовке. Если нет — уточню необходимые сведения. Заранее знать причину сбоя тоже не требуется.

Один сбой — это одна небольшая проблема?

Не обязательно. За одним повторяющимся сбоем может стоять цепочка причин в процессах, распределении ответственности и управлении. Например, задержка заказа может быть связана с передачей задачи, ожиданием согласования и противоречивыми приоритетами. Разбираем связанные причины, а не только последнее действие, после которого возникла проблема.

Получится ли установить корневую причину по итогам диагностики?

Задача диагностики — найти причины повторения и проверить их по фактам. Часть выводов можно подтвердить по материалам и примерам, для других потребуется дополнительная проверка в работе. В заключении укажу, что удалось установить, что ещё нужно проверить и как это сделать.

Что, если моя задача не подходит?

Сообщу об этом до оплаты диагностики и объясню почему. Для начала достаточно описать ситуацию — заранее определять, подходит ли она под все условия, не нужно.

Следующий шаг

По последнему случаю можно оценить последствия, проверить возможную причину и понять, нужен ли следующий шаг.

Оставить заявку на диагностику